メール送信時気を付けている事

今回はメールの送信時の記事です。

電話がかかってくる頻度は少なくなったものの、できればチャットツールを使ってほしいのですが諸事情があり業務においてはメールが主流となっています。さて私見ではありますが、もらってうれしいメールをまとめます。

• 　内容が件名で分かる。件名で要約されている。
• 　後日検索もしやすい。
• 　スレッド表示で返信転送の件数が増えたわりに内容が短くわかりやすい。

こんなところでしょうか？逆にメールを送るときには下記のようにしています。

件名について

• 頭の2文字は内容によって統一しておく

　並び替えや振り分けに対応できるため

•  件名は前半で意味が読み取れるようにする

　件名の表示の文字切れせず理解できるようにしておくため

• 返信の際にむやみに件名を変更しない

　「スレッドとして表示」が崩れる原因となるため

　　

本文について

• 本文で事足りることを添付ファイルとしない

　メール検索で出てくるようにするため

 

著名について

• スクロールが少なくてすむように著名を短くしておく

　例＋＋＋＋＋＋区切り記号　

　会社名　所属

　役職　名前

　E-mail

　＋＋＋＋＋＋＋区切り記号

返信や転送の際について 　

• スクロールが少なくてすむようにスペースを省略する

　　返信が連続して続く際には　著名は省略する

• 返信や転送の際、不必要に本文に残ったcc情報などは削除する

　　転送の連続なのにずっとccが残ったままのメールはちょっと引きます。

メール本文をExcelで自動化

Outlookの特定のメールフォルダを分析するExcelマクロ

毎日定型文にて定時メールが届き、毎日入力しなければならない場合、マクロボタン１つで入力から分析までできるようにしました。

内容をお見せすることができないのが申し訳ないです。

そのうちに黒塗りしてお見せします。

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Excelの「開発」「Visual Basic」「ツール」「参照設定」にて

　Microsoft　Office　？　Object Library　をチェック

Excelで今回の記事に関係するシートは３つ【メールデータ】【分析結果】【ピボット】

【メールデータ】のシートはOutlookから「受信日時」「件名」「送信者」「送信元メールアドレス」「本文」を取得しており、「定期メールデータ」というテーブルを設定

【分析結果】のシートは【メールデータ】のシートの「定期メールデータ」というテーブルからパワークエリにて行列の整理

【ピボット】のシートは【分析結果】のシートをピボットテーブルにて「受信日」と「件名」と各値を表示されるように調整

Excelにマクロをボタン登録しておく

Outlookの対象フォルダは「●●●●」に目的のメールを仕分けのルールで振り分けておく

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以下コード Set myNamespace = outlookObj.GetNamespace("MAPI") Set InboxFolder = myNamespace.GetDefaultFolder(6).Folders("●●●●") n = 2 For i = 1 To InboxFolder.Items.Count Set objmailItem = InboxFolder.Items(i) Range("A" & n).Value = i Range("B" & n).Value = objmailItem.ReceivedTime Range("C" & n).Value = objmailItem.subject Range("D" & n).Value = objmailItem.SenderName Range("E" & n).Value = objmailItem.SenderEmailAddress Range("F" & n).Value = Trim(objmailItem.Body) n = n + 1 Next Call クエリピボット更新 Application.ScreenUpdating = True End Sub Sub クエリピボット更新() Sheets("分析結果").Select Selection.ListObject.QueryTable.Refresh BackgroundQuery:=False Sheets("ピボット").Select ActiveSheet.PivotTables("ピボットテーブル1").PivotCache.Refresh End Sub Sub クリア() Sheets("メールデータ").Range("A1").Select Range("A3:F" & Range("A1").End(xlDown).Row).Select Selection.Delete Shift:=xlUp Range("A2").Select End Sub